Der Anlagenhersteller muss schriftlich bestätigen, dass die Installationsarbeiten abgeschlossen sind und die Anlage gemäß den zuvor vereinbarten Kriterien funktioniert (Abnahmeprüfung). Damit sie dauerhaft funktioniert, muss der Anlagenbetreiber folgende Punkte beachten.
Die Absauganlage muss jederzeit ihre Aufgabe erfüllen können. Zu diesem Zweck ist sie sachgerecht instand zu halten. Angaben hierzu sollte die Betriebsanleitung des Herstellers enthalten. Es wird empfohlen, ein Pflichtenheft für Betrieb, Wartung und Instandhaltung zu erstellen, das Zeitabstände und Zuständigkeiten für die notwendigen Arbeiten enthält.
Die Funktionsprüfung dient der Bestätigung des Anlagenzustands. Sie sollte so oft durchgeführt werden, dass sichergestellt ist, dass die Anlage ihre Aufgabe erfüllen kann.
Anlagen zur Absaugung partikelförmiger Stoffe müssen mindestens jährlich geprüft werden, alle anderen Anlagen mindestens alle drei Jahre. Bei erhöhter Belastung sind diese Zyklen zu verkürzen.
Die Prüfung muss durch eine befähigte Person durchgeführt werden. Diese Person muss den Sachverstand haben, den Anlagenzustand festzustellen, zu beurteilen und, falls erforderlich, Instandsetzungsmaßnahmen durchzuführen oder zu veranlassen. Basis für die wiederkehrende Prüfung sind die bei der Abnahmeprüfung protokollierten Daten.
Auch die Funktionsprüfung muss protokolliert (Ergebnis der Prüfung, Mängel, Wer stellt die Mängel ab?) und durch Unterschrift der Prüfperson bestätigt werden.
Die Wirksamkeitsprüfung durch Gefahrstoffmessung muss nicht regelmäßig wiederholt werden. Sollten sich jedoch die Anlagenparameter oder das Arbeitsumfeld wesentlich ändern, muss sie selbstverständlich wiederholt werden.